Kommunikasjonens 7 Ks

En sjekkliste for tydelig kommunikasjon

Tenk på hvor ofte du kommuniserer med folk i løpet av dagen. Du skriver e-poster, legger til rette for møter, deltar i konferansesamtaler, lager rapporter, lager presentasjoner, debatterer med kollegene dine … listen fortsetter.

Vi kan bruke nesten hele dagen på å kommunisere. Så det er naturlig at kommunikasjon tydelig og effektivt kan øke produktiviteten.

Dette er grunnen til at de 7 Ks av kommunikasjon er nyttige. De 7 k-ene gir en sjekkliste for å sikre at dine møter, e-poster, konferansesamtaler, meldinger og presentasjoner er godt konstruert og tydelig – slik at publikum får med seg budskapet ditt.

I denne artikkelen skal vi se på hver av de 7 kommunikasjonsformer;

I henhold til 7 Ks, må kommunikasjon være:

· Klar. (Clear)

· Konsis. (Concise)

· Konkret. (Concrete)

· Korrekt (Correct)

· Koherent. (Coherent)

· Komplett. (Complete)

· Høflig. (Corteous)

Fra Cutlip, Scott M., Center, Allen H., Broom, Glen M., Effective Public Relations, 8., 2000 . Gjengitt fra Pearson Education, Inc., New York, New York

1. Klar

Når du skriver eller snakker med noen, vær tydelig om målet eller budskapet ditt. Hva er formålet ditt med å kommunisere med denne personen? Hvis du ikke er sikker, vil ikke publikummet ditt være det heller.

For å være tydelig, prøv å minimere antall ideer i hver setning. Sørg for at det er enkelt for leseren å forstå meningen din. Folk skal ikke måtte "lese mellom linjene" og gjøre antagelser på egenhånd for å forstå hva du prøver å si.

2. Konsis

Når du er kortfattet i kommunikasjonen din, holder du deg til poenget og holder det kort. Publikumet ditt ønsker ikke å lese seks setninger når du kunne kommunisere budskapet ditt på tre. Spør deg selv:

· Er det noen adjektiver eller "utfyllings ord" som du kan slette? Du kan ofte eliminere ord som «for eksempel», «du ser», «definitivt», «på en måte», «bokstavelig talt», «i utgangspunktet» eller «jeg mener».

· Er det noen unødvendige setninger?

· Har du gjentatt poenget flere ganger, på forskjellige måter?

3. Konkret

Når budskapet ditt er konkret, har publikum et klart bilde av det du forteller dem. Det er detaljer (men ikke for mange!) og levende fakta, med god fokus. Budskapet ditt er solid.

4. Korrekt

Når kommunikasjonen din er riktig, vil publikum kunne forstå det. Og riktig kommunikasjon er også feilfri kommunikasjon. Sørg for at meldingen din er riktig ved å stille deg selv følgende spørsmål:

Passer de tekniske termene du bruker til publikums nivå av utdanning eller kunnskap?

5. Koherent (sammenhengende)

Når kommunikasjonen din er sammenhengende, er det logisk. Alle punkter henger sammen og er relevante for hovedtemaet, og tekstens tone og flyt er konsistent.

6. Komplett (fullstendig)

I en fullstendig melding har publikum alt de trenger for å bli informert og eventuelt iverksette tiltak.

Inneholder budskapet ditt en "oppfordring til handling", slik at publikum tydelig vet hva du vil at de skal gjøre?

Har du inkludert all relevant informasjon – kontakt navn, datoer, klokkeslett, steder og så videre?

7. Høflig

Høflig kommunikasjon er vennlig, åpen og ærlig. Det er ingen skjulte fornærmelser eller passiv-aggressive toner. Du har leserens synspunkt i bakhodet, og du er empatisk for deres behov.

Merk:

Troverdig – Forbedrer eller fremhever budskapet din troverdighet? Dette er spesielt viktig når du kommuniserer med et publikum som ikke vet mye om deg.

Kreativt – Formidler budskapet ditt hovedpoengene dine kreativt? Kreativ kommunikasjon kan bidra til å holde publikumet ditt engasjert.

Viktige punkter:

Jo bedre vi kommuniserer, desto mer troverdighet vil vi ha overfor våre kunder, sjefen vår og våre medarbeidere.

Bruk de 7 Ks i kommunikasjon som en sjekkliste for all kommunikasjon. Ved å gjøre dette forblir du tydelig, konsis, konkret, korrekt, sammenhengende, fullstendig og høflig.